Letzte Überarbeitung 22.07.2024
Eine Sammelüberweisung ist eine eine Auftragsart, die die Eingabe vieler Aufträge von einem Konto an eine Vielzahl von Begünstigten erleichtert und übersichtlicher gestaltet. Anstatt jede einzelne Überweisung separat zu veranlassen, können Sie so alle Aufträge in einer einzigen Überweisung zusammenfassen und freigeben. Analog dazu gibt es die Sammellastschrift für Einzüge von unterschiedlichen Zahlungspflichtigen auf ein bestimmtes Konto.
Wenn Sie einen Sammelauftrag manuell erstellen, können Sie mehrere Empfänger:innen oder Begünstigte für eine Sammelüberweisung angeben, zusammen mit den entsprechenden Einzelbeträgen, die an jeden überwiesen werden sollen. Das spart Ihnen auf Dauer Zeit und erleichtert Ihre Buchführung.
In eine manuell erstellte Sammelüberweisung passen bis zu 1500 Einzelaufträge. Die Sammelüberweisung ist somit eine effiziente und strukturierte Möglichkeit, mehrere Überweisungen in einem einzigen Vorgang zu verwalten.
Um einen Sammelauftrag zu erstellen, wählen Sie im Seitenmenü bei "Neuer Auftrag" den Punkt "Sammelauftrag" aus. Bei der Erstellung müssen Sie folgende Informationen angeben:
1.) das Auftraggeberkonto: Wählen Sie ein Konto aus der Liste aus, die George Ihnen anzeigt. Von diesem Konto aus wird der Auftrag dann durchgeführt.
2.) Den Namen des Sammelauftrags: Wählen Sie einen Namen aus, der thematisch zu Ihrem Auftrag passt. So finden Sie ihn auch leicht wieder und können ihn schnell zuordnen. Zum Beispiel "Bonuszahlungen" oder "Mitarbeiterverpflegung".
3.) Das Durchführungsdatum: Dieses können Sie mithilfe des Kalenders festlegen. An diesem von Ihnen gewählten Datum führt George den Sammelauftrag mit allen enthaltenen Einzelbuchungen durch.
Zusätzlich können Sie auswählen, ob Sie Einzelbuchungen haben möchten oder nicht. Wenn ja, dann sehen Sie jede Buchung in der Auftragshistorie und am Kontoauszug einzeln abgebildet, und nicht nur die Sammelüberweisung als Gesamtes.
Optional können Sie auch eine abweichende Auftraggeber:in angeben und die Art des Auftrags, etwa Cash Management, Eigenübertrag, Zinsen oder Handelsfinanzierungen. Wählen Sie für die Art des Auftrags den für Sie passenden Begriff auf der Liste aus. Das funktioniert ganz gleich wie bei einer einzelnen Überweisung.
Nachdem Sie den Sammelauftrag erstellt haben, zeigt Ihnen George dazu die Details an. Und zwar das Konto, von dem aus die Buchung durchgeführt wird, das Durchführungsdatum und ob Sie Einzelbuchungen wollten oder nicht.
Jetzt können Sie die einzelnen Aufträge erfassen. Dazu geben Sie bitte folgendes an:
Wenn Sie einen weiteren Auftrag hinzufügen möchten, klicken Sie bitte auf "Speichern & Neu". Wenn Sie alle Einzelaufträge erfasst haben, klicken Sie nach dem letzten auf "Speichern". George leitet Sie dann zur Freigabe weiter.
Ihre frisch erstellte Sammelüberweisung finden Sie in der Unterschriftenmappe, sofern sie noch nicht freigegeben ist. Die durchgeführten Sammelaufträge finden Sie in der Auftragshistorie. Hier können Sie alle Details überprüfen und sehen die einzelnen Einträge in Listenform.
Diese sind nach dem Zeitpunkt der Erstellung oder Änderung sortiert. Der zuletzt erstellte oder geänderte Auftrag steht dabei immer ganz oben in der Liste.
Sie können Ihre offenen Sammlungen jederzeit bearbeiten. Dafür klicken Sie in der Unterschriftenmappe bei Ihrem gewünschten Auftrag im Action Menu (...) auf der rechten Seite auf "Bearbeiten". Hier können Sie die gewünschten Aufträge gemeinsam oder einzeln bearbeiten.
Alles im Blick: In der Druckansicht für Sammelaufträge sehen Sie zuerst die allgemeinen Informationen wie Gesamtsumme, Anzahl der Einzelaufträge und die freigebende Benutzer:in. Anschließend folgt eine detaillierte Liste der enthaltenen Einzelaufträge. Dies sorgt für mehr Klarheit und Übersichtlichkeit.
Autorin: Tamara Berger-Feichter